Achats & Frais (Overheads)
Achats & Frais (Overheads)
Gérez vos dépenses, factures fournisseurs et frais en un seul endroit
Centralisez les achats, contrôlez les justificatifs et préparez facilement la comptabilité. Rapidité, traçabilité et conformité au quotidien.
Cette page est le hub pratique pour tout ce qui touche aux achats, notes de frais et frais kilométriques. Suivez, complétez et exportez vos pièces justificatives, lancez l’OCR, et exécutez des actions en masse pour gagner du temps.
Fonctionnalités principales
Créer & éditer des achats / factures fournisseurs
Saisissez facilement un achat : fournisseur, date, lignes de dépense et information comptable. Éditez avant validation.
Uploader & visualiser pièces jointes
Ajoutez PDF et images aux achats, visualisez les miniatures et gardez tous les justificatifs attachés à chaque dossier.
Complétion automatique via OCR
Lancez la lecture automatique des factures pour pré-remplir date, montant, TVA et fournisseur — puis validez les champs.
Gérer frais kilométriques & notes de frais
Saisissez trajets, kilomètres et montants, générez des notes de frais et associez-les à un achat quand nécessaire.
Prévisualisation des justificatifs (miniatures)
Repérez rapidement les documents grâce aux aperçus — utile pour contrôle visuel et vérification avant enregistrement.
Actions par lot (CSV, comptes, tags, suppression)
Sélectionnez plusieurs achats pour exporter en CSV, mettre à jour le compte comptable, ajouter/supprimer des tags ou supprimer des enregistrements.
Sélection multiple pour export SEPA / Paiement
Choisissez plusieurs achats et préparez un fichier de paiement groupé (SEPA) ou un lot de paiements.
Contrôle & préparation à la comptabilité
Validez les écritures, affectez les comptes et préparez les exports comptables (vérification des numéros de pièce et totaux).
Gestion des justificatifs manquants
Filtrez les achats sans pièce jointe pour régulariser rapidement les dossiers incomplets.
Workflow rapide — les étapes courantes
Créer un achat
Ouvrir le formulaire d’achat → renseigner fournisseur, date et lignes → sauvegarder.
Joindre un justificatif
Uploader le PDF/image dans l’onglet pièce jointe et vérifier la miniatures.
Lancer l'OCR et valider
Lancer la lecture automatique, contrôler les champs extraits (date, montant, TVA) puis confirmer la complétion.
Actions en masse ou export
Sélectionner plusieurs achats → exporter CSV ou préparer export SEPA / appliquer tags / supprimer si nécessaire.
Bonne pratique
Attachez toujours le justificatif lors de la création de l’achat et vérifiez l’extraction OCR avant la finalisation : cela évite les corrections manuelles et accélère les exports comptables.
Limites et règles importantes
- Un achat doit contenir au minimum une ligne de dépense pour être validé.
- Certaines suppressions en masse exigent une confirmation double pour éviter les pertes irréversibles.
- L’OCR est asynchrone : les résultats arrivent après traitement et doivent être validés manuellement.
- La complétion par OCR peut modifier des champs d’origine (dates, montants) — contrôlez toujours avant sauvegarde.
Pages détaillées
- Vue d’ensemble — Achats & Frais (explications générales et tableau de bord)
- Créer et éditer des achats / factures fournisseurs (pas-à‑pas de saisie)
- Pièces justificatives & OCR (upload, miniatures, validation OCR)
- Frais kilométriques et notes de frais (saisie, barème, association)
- Actions en masse, export et suppression (CSV, SEPA, mise à jour de comptes, suppression)
Besoin d’aide pour une étape précise ? Consultez la page correspondante ci‑dessous ou contactez votre référent comptable.