Administration & interface Nova (back‑office)
Administration & interface Nova (back‑office)
Gérez comptes, documents, utilisateurs et données système depuis une interface dédiée
Accès centralisé pour les administrateurs : visualisez et modifiez les ressources clés (Apps, Comptes, Écritures, Transactions, Users, Bankin, …). Utile pour superviser, corriger et lancer des traitements batch sans passer par l’application utilisateur.
L’interface Nova est l’outil d’administration back‑office pensé pour les administrateurs. Elle donne un accès direct aux ressources (comptes, écritures, exports, apps, utilisateurs, synchronisations bancaires, etc.) et permet d’effectuer des modifications, des exportations et des traitements en masse. Utilisez-la avec méthode : certaines opérations impactent directement la comptabilité et les données financières.
Capacités principales
Parcourir les ressources
Accéder à une liste structurée de ressources (Apps, Accounts, Transactions, Invoices, Purchases, Users, Bankin…). Vue en tableau avec recherche, tri et colonnes visibles.
Filtres et champs CRUD
Ajouter, modifier ou supprimer un enregistrement ; utiliser filtres (dates, montants, utilisateur, catégorie) pour isoler précisément les objets sur lesquels travailler.
Actions & traitements batch
Sélection multiple + actions pré‑configurées (backup, export, suppression, envoi, génération de fichiers SEPA, etc.). Lancez des traitements sur un groupe d’éléments en une fois.
Lenses (vues enregistrées)
Enregistrer des vues/filtres fréquemment utilisés pour y revenir rapidement (ex : factures non payées du mois).
Exports et sauvegardes
Générer des exports (CSV, SQL) et sauvegardes applicatives pour conserver un historique avant interventions risquées.
Contrôle d'accès
Accès restreint aux profils administrateurs : l’interface n’est normalement disponible qu’aux personnes habilitées et parfois uniquement en environnement non‑production.
Rappel important
Les ressources Nova reflètent les données de gestion : toute modification peut impacter la comptabilité et le reporting. Avant une opération sensible, faites une sauvegarde et testez sur un petit échantillon.
How to use it
Étapes clés pour utiliser Nova (actions courantes)
1. Accéder à l'interface d'administration
Où cliquer : dans le menu « Administration / Back‑office » ou via le lien d’administration transmis par votre équipe.
Que remplir : vos identifiants administrateur (email + mot de passe).
Ce qui se passe : vous arrivez sur le tableau de bord Nova avec la liste des ressources (Apps, Accounts, Transactions, Invoices, Users…). Si vous n’avez pas l’accès, contactez l’administrateur principal.
2. Parcourir une ressource (ex. Transactions ou Apps)
Où cliquer : sur la ressource désirée dans la colonne de gauche (par exemple “Transactions” ou “Apps”).
Que remplir : utilisez la barre de recherche pour trouver un identifiant, nom ou référence ; ou ouvrez des filtres avancés.
Ce qui se passe : la liste se met à jour ; cliquez sur un élément pour ouvrir sa fiche détaillée.
3. Utiliser les filtres pour cibler les enregistrements
Où cliquer : bouton “Filtres” ou icône associée sur la liste.
Que remplir : choisissez les critères (par ex. date d’écriture, montant min/max, fournisseur, catégorie comptable, auteur). Vous verrez des champs du type “>=”, “<=”, sélecteurs de clients ou datepickers.
Ce qui se passe : le tableau affiche uniquement les enregistrements correspondant aux critères ; vous pouvez sauvegarder la combinaison en lens si vous la réutilisez souvent.
4. Éditer un enregistrement
Où cliquer : ouvrez la fiche de l’élément (cliquer sur sa ligne → “Voir” ou “Modifier”).
Que remplir : modifiez les champs nécessaires (ex. montant, compte comptable, statut de facture, contact). Vérifiez les champs obligatoires indiqués.
Ce qui se passe : cliquez sur “Save” (Enregistrer). L’interface vous confirme la mise à jour ou affiche des messages d’erreur si des validations échouent.
5. Lancer une action en masse (batch)
Où cliquer : dans la liste, cochez les case(s) à gauche pour sélectionner plusieurs éléments, puis choisissez une action dans le menu “Actions” ou “Plus”.
Que remplir : selon l’action, choisissez les options (ex. destination d’export, inclure pièces jointes, date de snapshot). Confirmez souvent via une fenêtre modale.
Ce qui se passe : l’action démarre ; pour les opérations longues (backup, export SQL, changement DB), vous verrez une barre de progression ou une notification à la fin. Pour les tâches asynchrones, un e‑mail ou une notification peut être envoyé une fois terminée.
6. Exécution d'un backup / export
Où cliquer : sélectionnez l’app ou les enregistrements → action “Backup” ou “Export”.
Que remplir : choisissez le type d’export (complet, données + SQL, PDF), la destination (téléchargement immédiat ou stockage).
Ce qui se passe : le système prépare l’archive ; selon la taille, ça peut prendre du temps. Téléchargez le fichier ou vérifiez l’entrée dans la liste des sauvegardes.
7. Restaurer ou annuler (si disponible)
Où cliquer : allez dans la ressource “Backups/Exports” ou la fiche de l’élément restaurable → action “Restore” ou “Restore from backup”.
Que remplir : choisissez la sauvegarde souhaitée, confirmez l’opération.
Ce qui se passe : la restauration réapplique les données ; suivez l’avancement et vérifiez les éléments critiques après restauration.
8. Bonnes pratiques avant toute opération
Où cliquer : n/a — checklist à appliquer.
Que remplir : prévoir une sauvegarde récente, restreindre la sélection via filtres, tester sur 1–5 éléments, informer les équipes concernées, noter l’ID de l’opération.
Ce qui se passe : réduit le risque d’erreur et facilite l’annulation ou le support si nécessaire.
9. Utiliser les Lenses et sauvegarder vos vues
Où cliquer : après avoir appliqué vos filtres cliquez sur “Save as lens” ou équivalent.
Que remplir : donnez un nom à la vue (ex. “Factures non payées - Ce mois”).
Ce qui se passe : vous retrouvez cette vue en un clic pour vos prochaines sessions, accélérant les interventions régulières.
10. Suivi et notifications
Où cliquer : options d’actions asynchrones ou page “Jobs/Exports”.
Que remplir : si disponible, indiquez une adresse email de notification ou cochez “notifier à la fin”.
Ce qui se passe : vous recevez une notification à la fin d’un traitement lourd (export, backup, restauration).
Exemple concret : exporter les écritures comptables
- Filtrer la ressource “Accounting Entries” par période et journal. 2) Sélectionner les lignes désirées. 3) Cliquer sur “Actions” → “Export” → choisir format CSV/SQL. 4) Confirmer et télécharger le fichier une fois prêt.
Astuce
Avant tout traitement en masse : créez une lens contenant vos filtres les plus sûrs (période, compte, statut). Testez l’action sur 5 éléments représentatifs pour vérifier le résultat avant de l’étendre.
Règles et limites importantes
- L’accès à l’interface Nova est restreint : seuls les comptes administrateurs autorisés peuvent y entrer. Si vous ne voyez pas Nova, demandez l’accès à l’administrateur du produit.
- Les actions effectuées depuis Nova peuvent modifier les données financières et la comptabilité de façon immédiate et parfois irréversible. Toujours sauvegarder (backup/export) avant toute modification critique.
- Certaines opérations (création/suppression de base, migration, snapshot SQL) peuvent être longues et impacter la disponibilité : planifiez-les hors heures de pointe.
- En cas de doute, n’exécutez pas d’action destructive sans validation d’un second administrateur.
FAQ
Frequently Asked Questions
Besoin d'aide ?
Si vous hésitez sur une action ou constatez un comportement inattendu, contactez le support avec : nom de la ressource, ID(s) affectés, action lancée et captures d’écran.