Types et propagation des budgets
Types et propagation des budgets
Définissez le type d'une catégorie et comment ses budgets se répartissent dans le temps et entre sous-éléments
Définir le type de catégorie et le comportement de propagation des budgets permet d’affiner vos prévisions (forecast) et vos rapports financiers.
Ce que vous pouvez faire ici
Éditer le type
Assignez à chaque catégorie comptable un type (ex. chiffre d’affaires, dépenses, flux) pour que les rapports et le forecast les traitent correctement.
Définir un budget
Créez un budget en valeur absolue (montant annuel) ou en pourcentage d’une autre catégorie, visible sur 12 mois et pris en compte dans les prévisions.
Contrôler la propagation
Choisissez comment le montant est réparti dans le temps (mensuel, annuel, flat-rate, prorata) et entre sous-éléments ou catégories liées.
Afficher l'impact sur le forecast
Visualisez immédiatement l’effet des budgets sur le graphique de prévision et sur le détail des mois.
Suggérer un budget
L’outil peut proposer un budget basé sur les 12 derniers mois d’activité pour vous guider.
Modifier nom / description
Cliquez pour modifier le nom, la description et le type d’une catégorie en quelques clics.
Introduction La page “Types et propagation des budgets” vous guide pour définir le rôle d’une catégorie comptable (type) et paramétrer la manière dont son budget se propage : distribution mensuelle, calcul par pourcentage d’une autre catégorie, mode « flat rate » pour la trésorerie, etc. Ces réglages influencent directement les prévisions (forecast) et le reporting.
Conseil rapide
Avant de créer un budget, vérifiez le type de la catégorie. Un budget saisi sur une catégorie de type “turnover” (chiffre d’affaires) sera traité différemment d’une catégorie “expenditures” (dépenses).
Workflow — Ajouter ou modifier une catégorie (nom, description, type)
Étape 1 — Accéder à la liste des catégories
Ouvrez la page “Catégories comptables” depuis le menu. Repérez la catégorie à modifier ou cliquez sur “Ajouter” pour en créer une nouvelle.
Étape 2 — Ouvrir l'éditeur de catégorie
Cliquez sur le bouton d’édition (ou sur “Ajouter”) : une fenêtre/modale s’ouvre contenant les champs Nom, Description et Type.
Étape 3 — Saisir le nom et la description
Renseignez un nom clair et une description concise. La description sert de référence pour les autres utilisateurs et pour les exports.
- Conseil : incluez la portée (ex. “Marketing — publicité en ligne”) pour faciliter le reporting.
Étape 4 — Choisir le type
Sélectionnez le type approprié :
- Turnover / Chiffre d’affaires : recettes facturées.
- Expenditures / Dépenses : sorties liées aux achats, salaires, etc.
- Funding / Financement : emprunts, subventions, apports.
- Flux : éléments internes à exclure de certains graphiques. Ce choix conditionne le calcul du budget et son impact sur les prévisions.
Étape 5 — Enregistrer et vérifier
Validez. Retournez au tableau de bord ou au graphique de forecast pour vérifier que la catégorie apparaît correctement et que son type est pris en compte.
Meilleure pratique
Si vous utilisez des sous-catégories, nommez-les de façon hiérarchique (ex. “Marketing / SEA”) pour faciliter la propagation et l’agrégation des budgets.
Workflow — Définir un budget en montant (valeur absolue)
Étape 1 — Ouvrir l'éditeur de budget
Depuis la liste des catégories, cliquez sur la zone “Ajouter un budget” ou sur la valeur de budget existante pour ouvrir le sélecteur.
Étape 2 — Choisir 'Définir un budget'
Sélectionnez l’option “Définir un budget” pour entrer un montant annuel.
Étape 3 — Saisir le montant annuel
Indiquez le montant annuel souhaité (format sans décimales si l’interface le demande). Le système affiche ensuite la répartition par mois selon le mode de propagation choisi (par défaut : division mensuelle).
Étape 4 — Vérifier la suggestion (optionnel)
Si disponible, comparez avec le budget suggéré (calcul basé sur les 12 derniers mois). Ajustez si besoin.
Étape 5 — Enregistrer et contrôler l'impact
Validez. Le montant sera réparti selon la règle de propagation et intégré dans les prévisions. Consultez le graphique pour voir l’effet mois par mois.
Workflow — Définir un budget en pourcentage d'une autre catégorie
Étape 1 — Ouvrir l'éditeur et choisir 'Pourcentage d’une autre catégorie'
Cliquez sur la zone budget et choisissez l’option “Pourcentage d’une autre catégorie”.
Étape 2 — Saisir le pourcentage
Entrez le pourcentage (ex. 10 pour 10 %). L’interface limite automatiquement la valeur entre 0 et 100.
Étape 3 — Sélectionner la catégorie de référence
Choisissez la catégorie dont le pourcentage sera calculé (ex. “Chiffre d’affaires”). L’outil affiche les catégories valides (exclut la catégorie cible pour éviter les cycles).
Étape 4 — Calcul automatique du montant
Le montant cible est recalculé automatiquement à partir de la base annuelle de la catégorie de référence, puis réparti selon la propagation temporelle définie.
Étape 5 — Valider et surveiller
Validez. Le pourcentage s’affichera, et vous pourrez observer le budget induit dans les prévisions et comparatifs.
Attention aux boucles de dépendance
Évitez de définir une catégorie A comme pourcent de B, et B comme pourcent de A. Cela crée une boucle logique et empêche le calcul stable des montants.
Workflow — Choisir le comportement de propagation dans le temps
Étape 1 — Comprendre les options
Les options courantes :
- Répartition mensuelle égale (par défaut) : montant annuel / 12.
- Flat rate (taux plat) : utile pour la trésorerie, applique un flux fixe chaque mois jusqu’à épuisement.
- Pro rata (prorata) : répartit selon période active (utile pour contrats démarrant en cours d’année).
- Front-loaded / back-loaded : concentrer le budget en début ou fin d’année (à utiliser manuellement si supporté).
Étape 2 — Sélectionner la règle de propagation
Dans l’éditeur de budget, choisissez la règle de propagation souhaitée (ou cochez “Flat rate” si vous souhaitez un flux stable).
Étape 3 — Ajuster la période de démarrage
Si le budget commence en dehors du 1er janvier, indiquez la date de démarrage pour que la répartition soit correcte (prorata).
Étape 4 — Vérifier mois par mois
Après validation, consultez la vue mensuelle du forecast pour vérifier que la distribution correspond à vos attentes.
Étape 5 — Corriger si nécessaire
Si la répartition ne convient pas, retournez dans l’éditeur et changez la règle (ou ajustez les valeurs manuellement au besoin).
Quand utiliser 'Flat rate'
Pour des flux réguliers (loyers, abonnements, salaires récurrents), le mode flat rate évite les surprises et lisse la trésorerie mois par mois.
Workflow — Propagation entre sous-éléments ou catégories liées
Étape 1 — Organiser vos sous-catégories
Assurez-vous que vos sous-éléments sont bien rattachés à une catégorie parente ou que leurs noms permettent l’agrégation logique.
Étape 2 — Choisir la cible de propagation
Lors de la définition d’un budget en pourcentage, sélectionnez la catégorie maître. Le montant calculé se propage alors vers la catégorie cible.
Étape 3 — Vérifier la ventilation
Contrôlez la ventilation par sous-élément sur la période : certains systèmes affichent la décomposition automatique par sous-ligne.
Étape 4 — Ajuster les sous-ventilations manuellement (si nécessaire)
Si l’outil propose des sous-ventilations par poste, vous pouvez ajuster les montants pour refléter une réalité métier (ex. marketing : 60% acquisition, 40% contenu).
Étape 5 — Enregistrer et surveiller l'usage
Validez et contrôlez l’impact via les rapports de dépenses et le tableau de bord.
Avant : budgets globaux non structurés et difficiles à comparer.
Après : budgets typés, répartitions claires dans le temps et liens entre catégories pour des prévisions fiables.
- Utilisez des budgets en montant pour objectifs de vente.
- Les pourcentages peuvent être utiles pour allouer commissions ou remises en fonction du CA.
- Vérifiez la cohérence avec les factures réelles : le système soustraira les ventes déjà comptabilisées.
Limite fréquente à surveiller
Si une catégorie de type “cashflow” n’a ni budget ni taux plat défini, elle pourra ne pas apparaître comme prévu dans certains graphiques. Assurez-vous d’activer le flag approprié si vous voulez inclure ces catégories dans la vue trésorerie.
Astuce pour les budgets saisonniers
Pour capturer des effets saisonniers, créez plusieurs budgets ciblés (ex. Hiver / Été) ou ajustez manuellement la répartition mensuelle via la règle prorata / front-loaded.
Frequently Asked Questions
Erreur courante lors de la saisie
Ne pas valider l’enregistrement après avoir modifié le type ou le budget : le changement ne sera pas pris en compte dans le forecast tant que l’enregistrement n’est pas confirmé.
Prêt à affiner vos prévisions ?
Mettez à jour les types et règles de propagation pour des forecasts plus précis et un reporting fidèle à la réalité de votre activité.