Rassemblez les références demandées par votre comptable : liste des comptes utilisés habituellement (numéros 7xx pour produits, 401/411 pour tiers…), préfixe souhaité pour les auxiliaires (ex. 411 pour clients, 401 pour fournisseurs), et le dernier numéro de facture émis (règle : la numérotation suivante doit continuer la suite).

Accédez à la section d’onboarding ou aux Paramètres → Comptabilité → Comptes comptables. Repérez le champ « Compte de vente par défaut » et les sélecteurs pour comptes auxiliaires.

Cliquez dans le champ de sélection ; commencez à taper le nom ou le numéro du compte. Utilisez le comportement typeahead pour trouver et sélectionner le compte souhaité. Vérifiez l’intitulé et le numéro affichés avant de valider.

Pour les comptes tiers (clients/fournisseurs), sélectionnez le modèle de compte auxiliaire et définissez :

• le préfixe du numéro auxiliaire (ex. 411 pour clients),
• la longueur souhaitée (nombre de chiffres pour la partie auxiliaire),
• le format (par ex. 411XXXX si le système demande un format). Saisissez un exemple pour vérifier l’aperçu du compte généré.

Après avoir fait vos choix, cliquez sur Sauvegarder/Valider. Le système doit vous confirmer la bonne prise en compte. Si une erreur apparaît (préfixe incompatible, caractère interdit, etc.), corrigez selon le message affiché.

Transmettez à votre expert-comptable la liste des comptes choisis (numéros et préfixes) pour validation et ajustements éventuels.

Créez une facture test (brouillon puis finalisée) et vérifiez que la ligne de vente utilise bien le compte sélectionné et que le client/fournisseur reçoit l’auxiliaire attendu (aperçu de l’écriture comptable).

Choisissez ce que vous souhaitez automatiser : uniquement les ventes, ventes + achats, ou aussi l’affectation analytique. Commencez petit (ex. ventes uniquement) si vous n’êtes pas certain.

Dans Paramètres → Automatisation, activez le « Remplissage du sous-compte comptable automatique ». Associez pour chaque type de produit le compte comptable correspondant (ex. service → 706, produit → 707).

Configurez comment les auxiliaires sont attribués :

• par client/fournisseur : utilisez le compte auxiliaire lié au tiers,
• par facture/import : appliquez le préfixe défini + un identifiant du contact,
• exceptions : définissez des règles manuelles si nécessaire (ex. certains clients doivent utiliser un compte spécifique).

Saisissez le préfixe obligatoire et choisissez la longueur (ex. préfixe 411 + 6 chiffres = 411000001). Si vous changez la longueur, évaluez l’impact sur les comptes existants.

Générez quelques documents : une facture client, un achat fournisseur, un avoir. Puis consultez l’aperçu des écritures comptables générées pour confirmer que l’autofill et les auxiliaires sont corrects.

Si une écriture est mal affectée, corrigez-la manuellement et notez la règle à ajuster (ex. produit mal classé). Évitez de modifier rétroactivement les règles sans tester, cela peut entraîner des écritures incohérentes.

Définissez votre devise de référence (devise de gestion et de comptabilité). C’est la devise principale utilisée pour les rapports et déclarations.

Si vous facturez ou achetez dans d’autres devises, activez la gestion multicurrency. Sélectionnez les devises courantes que vous utiliserez (ex. USD, GBP).

Choisissez la méthode de conversion :

• taux du jour de facturation (recommandé pour cohérence),
• taux journalier des paiements (si vous souhaitez refléter le change au moment du règlement). Précisez la source des taux (ex. taux interne fournis automatiquement par le service de change du système).

Indiquez les règles d’arrondi (nombre de décimales) et comment comptabiliser les différences de change (compte spécifique pour gains/pertes de change).

Pour chaque paiement reçu/enregistré en devise étrangère, affectez la devise correspondante au règlement. Vérifiez que le système enregistre le montant en devise et la conversion dans la devise de référence avec la date et le taux utilisé.

Consultez les écritures générées : ligne principale en devise, ligne de contrepartie en devise de référence et éventuelle écriture de différence de change. Contrôlez la cohérence des montants.

Récupérez l’IBAN et, si disponible, le BIC/SWIFT du compte destinataire. Pour les paiements fournisseurs, demandez une attestation si doute.

Allez dans Paramètres → Comptes bancaires / RIB, cliquez sur « Ajouter un RIB », remplissez le libellé et collez l’IBAN/BIC.

Le système effectue une validation du format IBAN. Si l’IBAN est incorrect, corrigez et resaisissez. En cas d’erreur persistante, demandez à la banque du bénéficiaire de vérifier.

Activez l’option « Ajouter RIB sur les factures » si vous souhaitez que ce RIB apparaisse automatiquement sur les documents clients. Vérifiez l’affichage sur une facture test.

Si votre outil propose une simulation ou un aperçu d’intégration bancaire, vérifiez que le RIB est reconnu et que la correspondance bancaire est correcte.

Pour certains pays (ex. France), certains champs peuvent être obligatoires (SIREN/SIRET, RCS, etc.). Assurez-vous que les informations légales de l’entreprise sont complètes dans le profil.

La numérotation doit reprendre la suite du dernier numéro existant. Renseignez le numéro de départ qui suit le dernier émis. Modifier ce paramètre sans respecter la suite constitue un risque légal.

Créez des cas de test : facture en devise locale, facture en devise étrangère, achat fournisseur, avoir. Finalisez-les, visualisez les écritures et simulez un export comptable pour vérifier le résultat attendu.

Générez un export comptable pour une période courte (ex. une semaine) et vérifiez :

• cohérence des comptes utilisés,
• numérotation et pièces comptables,
• présence/format des auxiliaires,
• montant en devise et conversion.

Une fois validé, consignez les règles adoptées et, si votre système le permet, marquez la configuration comme « verrouillée » ou demandez à votre comptable de confirmer avant déploiement complet.