Gérer les signataires et générer les liens de signature

Ajouter des signataires, définir l’ordre et les rôles, activer la procédure et partager les liens de signature

Simplifiez la collecte des signatures électroniques : guide pas à pas pour préparer, lancer et partager des procédures de signature.

Ce que couvre cette page

Ajouter des signataires

Saisir prénom/nom, email, téléphone ; définir ordre de signature et rôle (signataire, approbateur, destinataire en copie).

Activer la procédure

Mettre en route la procédure, gérer notifications, configurer webhooks pour recevoir les événements.

Générer et partager des liens

Obtenir un lien de signature unique par signataire et le partager par email ou SMS ; récupérer le document signé après finalisation.

Pièces jointes

Attacher un ou plusieurs documents à la procédure (limites de taille et formats selon le prestataire).

Contrôles et suivi

Suivre le statut des signataires, relancer depuis l’interface et télécharger les documents signés.

Sécurité & accès

Les procédures peuvent nécessiter une clé d’autorisation et l’utilisation d’un workspace/config dédié pour votre application.

Introduction

Cette page explique, étape par étape et en langage utilisateur, comment :

créer une nouvelle procédure de signature électronique,
joindre les documents à faire signer,
ajouter les signataires (coordonnées, ordre, rôle),
activer la procédure,
obtenir et partager les liens de signature pour chaque destinataire,
récupérer les documents signés une fois la procédure terminée.

Règles importantes à garder en tête :

Certaines actions exigent une clé d’accès ou un workspace/config spécifique par application. Vérifiez vos accès avant de commencer.
Les documents sont envoyés via upload avec des restrictions (taille / type). Respectez les formats autorisés.
Vous pouvez configurer un webhook pour recevoir automatiquement les événements (signature envoyée, signée, annulée, etc.).

Avant de commencer

Préparez : titre de la procédure, liste des documents (PDF de préférence), noms et contacts (email et téléphone) des signataires, et l’URL de webhook si vous souhaitez être notifié automatiquement des événements.

Workflow 1 — Créer une nouvelle procédure de signature

Étape 1 — Accéder au module Signature électronique

Ouvrez le menu “Signature électronique” → “Créer une procédure” ou bouton équivalent dans votre interface.

Étape 2 — Renseigner le titre et la description

Saisissez un titre explicite (ex. “Contrat de prestation - Avril 2026”) et, si possible, une description courte pour aider les signataires à comprendre le contexte.

Étape 3 — Paramétrer les notifications et webhooks

Activez ou désactivez les notifications par email selon vos préférences.
Si vous souhaitez recevoir des événements automatiques, collez l’URL de votre webhook et choisissez la méthode d’envoi (POST). Exemple d’événements : procédure lancée, signataire invité, signataire signé, procédure terminée.
(Si vous ne connaissez pas l’URL du webhook, vous pouvez ignorer et configurer plus tard.)

Étape 4 — Vérifier les paramètres avancés

Contrôlez les options comme l’obligation d’authentification forte, durée de validité du lien, et rappel automatique (relance). Ces options déterminent l’expérience signataire.

Étape 5 — Sauvegarder la procédure (brouillon)

Enregistrez en tant que brouillon si vous n’êtes pas prêt à lancer immédiatement, ou continuez pour joindre des documents et ajouter des signataires.

Workflow 2 — Ajouter un ou plusieurs documents à la procédure

Étape 1 — Préparer vos fichiers

Vérifiez que chaque document est dans un format accepté (PDF recommandé), respecte la taille maximale et comporte les pages bien ordonnées.

Étape 2 — Joindre un document

Dans la procédure ouverte, cliquez sur “Ajouter un document” → sélectionnez le fichier depuis votre ordinateur ou votre stockage. Attendez la fin de l’upload avant de poursuivre.

Étape 3 — Ajouter plusieurs documents

Répétez l’opération pour chaque fichier. Indiquez si les documents doivent être signés ensemble (ordre des pages) ou indépendamment.

Étape 4 — Vérifier la prévisualisation

Utilisez l’aperçu pour positionner la zone de signature, la mention légale et le rappel visuel du lieu/ligne à signer si votre prestataire propose un éditeur de positionnement.

Étape 5 — Nommer chaque pièce

Donnez un nom clair à chaque document (ex. “Devis n°1234 - Annexe A”) pour faciliter le suivi et la génération d’archives.

Workflow 3 — Ajouter les signataires et leurs coordonnées

Étape 1 — Ouvrir la section Signataires

Dans la procédure, ouvrez le panneau “Signataires” ou “Destinataires”.

Étape 2 — Saisir les informations personnelles

Pour chaque personne, renseignez :

Prénom et nom (affichés sur le document signé),
Email (obligatoire pour envoi du lien),
Téléphone (optionnel mais recommandé pour vérification SMS/MDP ou pour des notifications).
Vérifiez l’orthographe : une adresse email incorrecte empêchera l’invitation.

Étape 3 — Choisir le rôle du signataire

Attribuez un rôle :

Signataire : doit apposer une signature.
Approuveur : valide mais ne signe pas (selon options).
En copie (CC) : reçoit une copie, pas de signature.
Certaines plateformes proposent des rôles supplémentaires (visa, témoin) — sélectionnez selon besoin.

Étape 4 — Définir l’ordre de signature

Ordre séquentiel : les signataires reçoivent l’invitation dans l’ordre défini ; chaque étape débloque la suivante.
Ordre parallèle : tous reçoivent le lien en même temps et peuvent signer indépendamment.
Positionnez l’ordre par glisser-déposer ou en indiquant un numéro d’ordre.

Étape 5 — Option d’authentification

Si nécessaire, activez l’authentification (code SMS, vérification par email, question secrète). Précisez le numéro de téléphone pour l’envoi du code.

Étape 6 — Vérifier et enregistrer les signataires

Relisez la liste, testez un email de vérification si possible, puis enregistrez.

Bonnes pratiques lors de l’ajout des signataires

Toujours ajouter prénom+nom pour que l’identification sur le document soit claire.
Utilisez des emails professionnels (évite les filtres spam) et, si possible, un numéro de téléphone pour sécuriser l’accès.

Workflow 4 — Activer / Mettre en route la procédure

Étape 1 — Relecture finale

Vérifiez le titre, les documents, les zones de signature, la liste des signataires, l’ordre et les rôles.

Étape 2 — Paramètres de relance et délais

Configurez le nombre de relances automatiques et l’intervalle (ex. relance au bout de 3 jours). Indiquez une date d’expiration pour les liens si souhaité.

Étape 3 — Activer la procédure

Lancez la procédure en cliquant sur “Activer” / “Envoyer” / “Démarrer”. La plateforme va créer les invitations et, selon le mode, envoyer les liens immédiatement.

Étape 4 — Suivi immédiat

Surveillez le tableau de bord : statuts des invitations (envoyée, vue, signée, en attente). Utilisez la fonction “voir lien” pour obtenir le lien individuel (voir workflow suivant).

Étape 5 — Relances manuelles

Si un signataire n’a pas répondu, utilisez l’option “Relancer” depuis la procédure pour renvoyer l’invitation ou envoyez un message personnalisé.

Astuce pour une meilleure conversion

Personnalisez le message d’invitation (objet + texte) pour rappeler le contexte ; les messages personnalisés ont un taux d’ouverture et de signature plus élevé.

Limites et erreurs fréquentes

Vérifiez les formats et la taille des fichiers avant upload : certains prestataires refusent des PDF protégés ou > X Mo.
Une adresse email mal saisie bloque l’accès au lien : relancez la procédure uniquement après correction.
Si une procédure partage un même document avec plusieurs signataires en séquence, attention à l’ordre : inverser l’ordre après activation peut nécessiter la création d’une nouvelle procédure.

Workflow 5 — Obtenir et partager le lien de signature pour chaque signataire

Étape 1 — Obtenir le lien depuis l’interface

Dans la vue détail de la procédure, pour chaque signataire vous trouverez un bouton “Copier le lien” ou “Obtenir le lien de signature”. Cliquez pour copier.

Étape 2 — Partager par email

Collez le lien dans votre message ou utilisez la fonctionnalité “Envoyer un email” proposée : adaptez l’objet et le corps (ex. modèle ci-dessous).

Étape 3 — Partager par SMS (si disponible)

Si la plateforme permet l’envoi SMS, entrez le numéro de téléphone validé et envoyez le lien. Vérifiez le format international (+33…).

Étape 4 — Partager manuellement

Vous pouvez aussi générer un lien unique à usage unique (selon la configuration) et le transmettre via messagerie sécurisée ou portail client. N’envoyez jamais un lien généralisé non-protégé.

Étape 5 — Suivre l’ouverture du lien

La plupart des systèmes indiquent si le signataire a cliqué / consulté le document. Utilisez ces indicateurs pour planifier relances.

Exemples de message à coller dans un email d’invitation (modèles)

Objet : Signature demandée — Contrat de prestation n°1234
Corps : Bonjour Prénom,

Vous êtes invité(e) à signer le document “Contrat de prestation - Avril 2026”. Cliquez sur le lien sécurisé ci‑dessous pour accéder au document et apposer votre signature :

[Lien de signature] (collez ici le lien copié depuis la plateforme)

Si vous rencontrez un problème pour ouvrir le lien, contactez-nous à [email protected] ou au +33 1 23 45 67 89.

Merci, Nom de l’expéditeur / Société

Variante courte pour SMS : Bonjour Prénom, signez le document “Contrat” en cliquant ici : [Lien]. Besoin d’aide ? Répondez à ce message.

Modèle d’email professionnel

Incluez toujours : nom du document, échéance éventuelle pour signer, coordonnées de contact en cas de problème, et rappel sur la confidentialité des liens.

Workflow 6 — Après signature : télécharger le document signé

Étape 1 — Vérifier le statut de la procédure

Sur la page de la procédure, attendez le statut “Complétée” ou “Signée” qui indique que tous les signataires requis ont finalisé.

Étape 2 — Accéder aux documents signés

Dans l’onglet “Documents signés” ou “Archives”, sélectionnez le document finalisé.

Étape 3 — Téléchargement

Cliquez sur “Télécharger le PDF signé” pour obtenir la version finale. Sauvegardez-la dans vos dossiers clients et joignez-la à votre dossier comptable si besoin.

Étape 4 — Archivage et preuves

Téléchargez aussi le rapport d’audit (preuve de signature) si disponible : timestamps, adresses IP, méthodes d’authentification, et mentions légales.

Étape 5 — Rétention et conformité

Conservez le document signé selon vos obligations légales (durée de conservation) et assurez une sauvegarde sécurisée (stockage chiffré si possible).

Exemples de format d’échange (payloads) — usage pratique

Remarque : ci‑dessous sont des exemples de structure de données à préparer pour vos envois via l’interface ou pour la configuration de systèmes qui automatisent la création de procédure. Ne contiennent pas d’URL ni de clé.

Exemple : création d’une procédure (format attendu) { “title”: “Contrat prestation - Avril 2026”, “description”: “Contrat annuel - service X”, “webhook”: { “enabled”: true, “events”: [“procedure.started”,“member.signed”,“procedure.completed”], “method”: “POST”, “url_signature”: “URL_DE_VOTRE_WEBHOOK” }, “options”: { “authentication”: “sms”, “expiration_days”: 30, “reminders”: { “enabled”: true, “interval_days”: 3, “max_retries”: 3 } } }
Exemple : liste de documents attachés { “documents”: [ { “name”: “Contrat.pdf”, “type”: “pdf”, “checksum”: “abc123”, “tags”: [“contrat”,“client”] }, { “name”: “Annexe-A.pdf”, “type”: “pdf” } ] }
Exemple : signataires { “signataires”: [ { “ordre”: 1, “role”: “signataire”, “prenom”: “Alice”, “nom”: “Dupont”, “email”: “[email protected]”, “phone”: “+33612345678” }, { “ordre”: 2, “role”: “signataire”, “prenom”: “Bob”, “nom”: “Martin”, “email”: “[email protected]” }, { “ordre”: 3, “role”: “cc”, “prenom”: “Claire”, “nom”: “Durand”, “email”: “[email protected]” } ], “mode_signature”: “séquentiel” }

Ces structures servent de référence pour préparer vos envois. Adaptez les champs selon le formulaire proposé par votre interface.

Avantage : traçabilité claire de qui signe et quand ; utile pour contrats qui doivent être validés étape par étape.
Inconvénient : si un signataire tarde, toute la procédure est en pause.
Conseils : ajouter des relances automatiques et une date d’expiration pour éviter les blocages.

Avant (processus papier) :

Envoi postal ou remise en main propre.
Suivi manuel des retours.
Risque de perte, délais longs.

Après (signature électronique) :

Lancement en quelques clics.
Traçabilité et horodatage automatique.
Téléchargement immédiat du PDF signé et rapport d’audit.

Préparer les signataires en amont

Identifiez à l’avance qui doit signer, récupérez emails et téléphones corrects, et vérifiez si une authentification renforcée est nécessaire (ex. signature qualifiée).

Attention aux duplications et aux modifications après activation

Modifier l’ordre ou ajouter/supprimer un signataire après activation peut invalider certains événements et, selon la plateforme, nécessiter la création d’une nouvelle procédure. Préférez finaliser la liste avant d’activer.

Questions fréquentes

Automatisation & bonnes pratiques pour équipes

Si vous automatisez la création de procédures (ex. en masse pour contrats récurrents), standardisez vos modèles d’email et structurez vos noms de documents pour faciliter le tri et l’archivage (ex. CLIENT_YYYYMMDD_Contrat.pdf).

Récapitulatif rapide

Préparez titre, documents et contacts.
Ajoutez signataires avec rôle et ordre.
Configurez webhooks et options d’authentification si besoin.
Activez la procédure et partagez les liens (email/SMS).
Téléchargez le PDF signé et le rapport d’audit pour archivage.

Besoin d’aide pour configurer vos procédures ?

Si vous n’êtes pas sûr des paramètres (webhook, authentification forte, limites d’upload) ou si vous gérez un grand nombre de signatures, notre équipe peut vous accompagner pour une configuration optimale.

Ajouter et gérer les documents à signer

Webhooks, suivi des événements et récupération du document signé