Entrées de stock
Entrées de stock
Créer et gérer les arrivées en stock : quantités, coûts, dates (y compris péremption) et validations
Saisissez et validez vos arrivées de marchandises en toute sécurité : quantités, coût total, date d’achat et date de péremption.
Ce que vous pouvez faire ici
Ajouter une entrée de stock
Saisir une nouvelle arrivée (quantité, date d’achat, coût total, devise) et l’enregistrer pour mettre à jour les stocks.
Gérer les dates
Saisir la date d’achat et, si nécessaire, la date de péremption. Le système contrôle le format et la cohérence des dates.
Contrôler les coûts
Enregistrer le coût total du lot, choisir la devise et consulter le coût unitaire calculé automatiquement.
Brève introduction Savoir enregistrer correctement une entrée de stock évite erreurs d’inventaire, de coût et problèmes de traçabilité (périmés, retours fournisseur, etc.). Cette page détaille pas-à‑pas les workflows courants, les règles de validation à respecter et les bonnes pratiques pour éviter les erreurs fréquentes.
Avant de commencer
Rassemblez la fiche fournisseur ou la facture d’achat : elle contient la date d’achat, le montant total et la devise — ces informations faciliteront la saisie et la justification comptable.
Workflow 1 — Ajouter une entrée de stock (cas courant)
Étape 1 — Ouvrir le formulaire d'ajout
Dans la fiche produit, cliquez sur le bouton « Acquisition de stocks » (ou « Apport de stocks »). Un dialogue/modal s’ouvre avec le formulaire d’entrée de stock.
Étape 2 — Saisir la quantité
Renseignez la quantité livrée. Vérifiez l’unité (ex. unités, kg, L) et utilisez des valeurs entières si votre gestion ne prévoit pas de décimales.
Étape 3 — Entrer la date d'achat
Saisissez la date d’achat (format affiché par l’interface, souvent jj/mm/AAAA). Par défaut, la date peut être la date du jour — modifiez-la si vous enregistrez une arrivée passée.
Étape 4 — (Optionnel) Saisir la date de péremption
Si le produit a une date de péremption, renseignez-la. Laissez vide pour « jamais ». Assurez-vous que la date de péremption est postérieure ou égale à la date d’achat.
Étape 5 — Renseigner le coût total et la devise
Indiquez le coût total pour la quantité saisie (chiffre avec deux décimales), puis sélectionnez la devise. Exemple : 120.50 € pour un lot de 10 unités.
Étape 6 — Vérifier le coût unitaire
Le système affiche ou calcule le coût unitaire (coût total / quantité). Confirmez que le résultat correspond à votre facture fournisseur.
Étape 7 — Ajouter une référence / facture (fortement conseillé)
Si possible, joignez le numéro ou la référence de la facture fournisseur dans le champ dédié pour faciliter le rapprochement ultérieur.
Étape 8 — Soumettre l'entrée
Cliquez sur « Valider » ou « Enregistrer ». Un message confirme la création de l’entrée. En cas d’erreur (dates ou montants), suivez les indications affichées pour corriger la saisie.
Étape 9 — Contrôler la mise à jour
Après validation, vérifiez dans la fiche produit que la quantité disponible et la valeur du stock ont été mises à jour.
Astuce pour lots multiples
Pour plusieurs arrivées distinctes (mêmes références mais dates/coûts différents), créez autant d’entrées séparées : cela préserve le suivi des péremptions et du coût moyen.
Attention aux dates et formats
Les dates sont strictement contrôlées : utilisez une année à 4 chiffres (ex. 2026). Une date de péremption antérieure à la date d’achat sera refusée ou signalée comme incohérente.
Workflow 2 — Valider et corriger les erreurs (règles de date et de prix)
Étape 1 — Lire les messages d'erreur
Si la soumission renvoie un message (format de date incorrect, année invalide, coût non conforme), lisez-le attentivement — il indique le champ à corriger.
Étape 2 — Vérifier le format de date
Assurez-vous que les dates suivent le format attendu (ex. jj/mm/AAAA) et que l’année comporte 4 chiffres. Corrigez puis resoumettez.
Étape 3 — Contrôler la logique des dates
Vérifiez que la date de péremption n’est pas antérieure à la date d’achat et que la date d’achat n’est pas manifestement dans le futur (sauf si c’est volontaire).
Étape 4 — Vérifier le montant et la devise
Le coût total doit être positif, avec au maximum deux décimales. Confirmez que la devise choisie correspond à celle de la facture.
Étape 5 — Recalculer le coût unitaire
Si la quantité ou le coût change, vérifiez le coût unitaire recalculé. Ajustez le coût total si la différence est due à des frais annexes (transport, douane).
Étape 6 — Resoumettre et vérifier
Après correction, resoumettez. Assurez-vous que le stock et la valeur comptable sont mis à jour comme attendu.
Frais annexes
Si votre coût total inclut frais (transport, droits), ajoutez-les dans le coût total du lot afin que le coût unitaire reflète le coût réel d’acquisition.
Workflow 3 — Modifier, annuler ou détruire une entrée existante (actions critiques)
Étape 1 — Localiser l'entrée
Dans la liste des mouvements/entrées de la fiche produit, repérez la ligne correspondant à l’entrée concernée (date, quantité, coût).
Étape 2 — Ouvrir le menu d'actions
Cliquez sur le menu d’actions de la ligne (souvent un bouton « … » ou une icône). Choisissez « Modifier », « Retour », « Destruction » ou « Sortie temporaire » selon l’action souhaitée.
Étape 3 — Vérifier les confirmations
Les actions critiques (ex. destruction, retour, suppression) affichent systématiquement une fenêtre de confirmation. Relisez le message et confirmez uniquement si vous êtes certain.
Étape 4 — En cas d'édition
Si vous éditez, modifiez uniquement les champs nécessaires (date, quantité, coût) et validez la modification. Vérifiez ensuite l’impact sur la quantité disponible et la valeur du stock.
Étape 5 — En cas de suppression / destruction
Saisissez éventuellement un motif et confirmez. Après suppression, contrôlez les totaux de stock et corrigez si nécessaire via un ajustement.
Étape 6 — Documenter l'opération
Pour les mouvements importants (retour fournisseur, destruction), ajoutez une note ou joignez la pièce justificative pour garder une traçabilité claire.
Saisie classique : quantité livrée, date d’achat (facture), coût total, devise, référence facture. Vérifier péremption si produit périssable. Enregistrer chaque livraison comme une entrée distincte.
Erreurs fréquentes à corriger :
- Date au format erroné (ex. 1/1/26 vs 01/01/2026)
- Date de péremption antérieure à la date d’achat
- Coût entré sans décimales ou entrée dans la mauvaise devise
- Oublier la référence facture
Bonnes pratiques :
- Toujours utiliser l’année sur 4 chiffres (ex. 2026)
- Enregistrer chaque arrivée séparément si coûts/péremptions diffèrent
- Joindre la facture fournisseur et noter le numéro de bon de livraison
- Vérifier le coût unitaire avant validation
Conséquences d'une mauvaise saisie
Une entrée mal saisie (date, quantité ou coût incorrect) peut fausser le stock disponible et le coût moyen, impactant la valorisation et les marges. Corrigez immédiatement et documentez la modification.
Frequently Asked Questions
Contrôle périodique
Programmez des contrôles d’inventaire réguliers pour détecter les divergences et corriger les entrées erronées rapidement. Cela protège la fiabilité des rapports de stocks.
Prêt à enregistrer une entrée ?
Ouvrez le formulaire « Acquisition de stocks » depuis la fiche produit et suivez les étapes ci‑dessus. Gardez vos pièces justificatives à portée de main pour une traçabilité complète.