Comptabilité, plan comptable et exports (FEC / Pennylane)
Ce que vous apprendrez sur cette page
Vous allez paramétrer votre plan comptable, saisir les soldes initiaux et générer automatiquement des écritures. Vous apprendrez aussi à préparer et lancer des exports comptables (FEC, Agiris, ACD), configurer les mappings, suivre l’état des exports via le watcher, et connecter / synchroniser avec Pennylane (OAuth, mapping et envoi/mise à jour d’écritures).
1. Paramétrer le plan comptable et les soldes initiaux
Étape 1 — Accéder au plan comptable
Allez dans Comptabilité > Plan comptable. Vous verrez la liste des comptes et catégories existants.
Étape 2 — Créer ou modifier un compte
Cliquez sur “Nouveau compte” pour ajouter un compte (numéro, libellé, type). Pour modifier, cliquez sur le compte puis sur “Modifier”. Sauvegardez vos changements.
Étape 3 — Saisir les soldes initiaux
Dans Comptabilité > Soldes initiaux, choisissez la date d’ouverture (ex. début d’exercice) et saisissez le solde de chaque compte. Vous pouvez importer un CSV si vous avez un grand nombre de comptes.
Étape 4 — Générer automatiquement les écritures d'ouverture
Après saisie des soldes, cliquez sur “Générer écritures d’ouverture”. Le système crée les écritures comptables correspondantes automatiquement (vérifiez et validez).
Astuce pratique
Si vous venez d’un autre logiciel, exportez les soldes au format CSV depuis l’ancien outil puis importez-les dans Soldes initiaux — cela accélère la mise en place et évite les erreurs de saisie.
2. Préparer et lancer un export comptable (FEC, Agiris, ACD, etc.)
Étape 1 — Ouvrir le panneau d'export
Allez dans Comptabilité > Exports. Cliquez sur “Nouveau export”.
Étape 2 — Choisir la période et le format
Sélectionnez la période (mensuelle, trimestrielle, personnalisé) et le format souhaité : FEC, Agiris, ACD, Pennylane, CSV paginé, etc.
Étape 3 — Configurer les paramètres / mappings
Pour certains formats (Agiris, ACD, Pennylane) un modal de configuration s’ouvre : renseignez les UUIDs / codes de fichier, mappings de comptes/journaux, et paramètres spécifiques (ex. séparateur CSV, colonnes).
Étape 4 — Lancer la génération et suivre la progression
Cliquez sur “Lancer l’export”. Le traitement se fait en tâche asynchrone : un watcher (progression) s’affiche et vous verrez des toasts / badges indiquant l’état (en attente, en cours, réussi, échoué).
Étape 5 — Télécharger ou récupérer automatiquement
Une fois prêt, cliquez sur “Télécharger” pour récupérer le fichier, ou si une redirection/automatisation est configurée (ex. Pennylane), le fichier peut être envoyé automatiquement au service tiers.
Étape 6 — Consulter logs et relancer si besoin
En cas d’erreur, consultez les détails de l’export (response_message, logs). Vous pouvez corriger les mappings ou paramètres puis relancer l’export.
Erreur fréquente
Ne lancez pas un export FEC sur une période si des écritures d’ouverture ou des soldes initiaux ne sont pas validés — cela crée des écarts et génère des messages d’export.
3. Export CSV paginé — pour gros volumes
Étape 1 — Choisir l'export CSV
Depuis la liste (par ex. écritures, pièces), cliquez sur “Export CSV”. Sélectionnez les colonnes à inclure et le nom du fichier.
Étape 2 — Lancer et surveiller
Le système récupère les pages successives et assemble le CSV côté serveur. Vous verrez des toasts de progression et un badge montrant l’état.
Étape 3 — Télécharger le CSV final
Quand l’export est prêt, téléchargez le fichier. En cas d’interruption, relancez l’export — le processus est idempotent et peut reprendre.
Pro tip — colonnes et filtrage
Sélectionnez uniquement les colonnes nécessaires (dates, comptes, montants) pour réduire la taille du fichier et accélérer l’export paginé.
4. Intégration Pennylane — connexion, mapping et envoi d'écritures
Étape 1 — Activer Pennylane depuis Paramètres
Allez dans Paramètres > Intégrations > Pennylane. Cliquez sur “Connecter à Pennylane”.
Étape 2 — Autoriser via OAuth
Vous serez redirigé vers l’interface Pennylane pour autoriser l’accès (OAuth). Donnez les consentements demandés. Le système stocke le token/identifiant (sécurisé).
Étape 3 — Importer comptes et journaux (optionnel)
Après connexion, importez la liste des comptes, journaux et années fiscales depuis Pennylane (pagination prise en charge).
Étape 4 — Configurer le mapping des écritures
Dans Exports > Pennylane (ou lors d’un export), mappez vos comptes et journaux locaux vers ceux de Pennylane. Sauvegardez le mapping.
Étape 5 — Prévisualiser et envoyer
Avant envoi, prévisualisez les écritures à envoyer : le système compare les écritures existantes (voir external_id) et prépare uniquement les nouvelles ou les mises à jour. Lancez l’envoi.
Étape 6 — Suivre l'état et récupérer IDs externes
Après envoi, vous verrez le statut (succès/échec) et les identifiants externes récupérés depuis Pennylane. Ces IDs sont stockés pour éviter les doublons et permettre les mises à jour.
Étape 7 — Envoyer pièces jointes (GED)
Si nécessaire, joignez les pièces (PDF) : le pipeline poste les fichiers en GED et lie les pièces aux écritures/journaux dans Pennylane.
Attention — doublons et mapping incomplet
Si les comptes/journaux ne sont pas correctement mappés, des écritures risquent d’être rejetées ou dupliquées. Vérifiez le mapping et exécutez un test sur une petite période avant l’envoi massif.
Ce que le système gère pour vous
Export FEC et formats métier
Génération asynchrone du FEC, Agiris, ACD, et formats compatibles ; téléchargement direct ou envoi automatique.
Watcher & progression
Suivi en temps réel des jobs d’export via watcher, toasts et badges ; logs et messages d’erreur détaillés.
Pennylane OAuth & mappings
Connexion OAuth, import des comptes/journaux, mapping d’écritures, envoi et mise à jour des entries avec stockage des extern_ids.
Export CSV paginé
Assemblage de CSV à partir de pages successives avec barre de progression et retry en cas d’erreur.
Paramètres par format
Configuration dédiée (UUIDs, codes fichier, colonnes) pour Agiris/ACD/Pennylane afin de respecter les exigences des éditeurs.
Gestion des erreurs & retry
Logs, messages d’export et possibilité de relancer après correction des mappings ou paramètres.
Bonnes pratiques avant un export officiel
- Faites un export test sur une courte période (une semaine/mois) pour valider les mappings.
- Sauvegardez les paramètres (UUIDs, codes) dans la configuration de l’organisation pour réutilisation.
- Téléchargez et conservez le FEC final et l’export source pour audit.
Piège courant avec Pennylane
Ne pas autoriser la redirection OAuth correctement : si l’utilisateur refuse des scopes, la synchronisation échouera. Vérifiez que tous les scopes nécessaires sont acceptés au moment de la connexion.
5. En cas de problème — que faire
Vérifier les logs de l'export
Ouvrez l’export concerné et consultez response_message et logs ; corrigez les erreurs signalées (mappings, données manquantes).
Corriger mappings et relancer
Si le problème vient d’un mapping, mettez-le à jour puis relancez l’export. Pour Pennylane, vérifiez aussi les comptes/journaux importés.
Contacter le support
Si l’erreur persiste, exportez les logs et contactez le support avec l’ID de l’export. Ils pourront analyser les traces et vous aider à relancer le job.
Besoin d'aide pour l'intégration Pennylane?
Consultez le guide complet d’intégration Pennylane pour les détails pas-à-pas, exemples de mappings et cas d’usage.
Prochaines étapes
- Page suivante (9/11) : Facturation récurrente, automatisations et forecast — configurez les exports automatiques liés aux facturations récurrentes.
- Retour rapide : Catalogue produits, stocks et mouvements (page 7) si vous devez relier articles aux comptes.
- Si vous gérez beaucoup de données, lisez la section “Exports CSV & Extraction de données” pour optimiser vos exports volumineux.
Si vous voulez, je peux vous guider pas à pas sur votre premier export FEC ou vous aider à tester la connexion Pennylane. Voulez-vous lancer un export test maintenant ?